行政单位“其他应收款”的坏账问题探讨

01 核算内容

1218其他应收款  核算单位除财政应返还额度、应收票据、应收账款、预付账款、应收股利、应收利息以外的其他各项应收及暂付款项，如职工预借的差旅费、已经偿还银行尚未报销的本单位公务卡欠款、拨付给内部有关部门的备用金、应向职工收取的各种垫付款项、支付的可以收回的订金或押金、应收的上级补助和附属单位上缴款项等。

注意：行政单位不核算应收账款、应收票据、应收股利、应收利息。

单位应于每年年末对预付账款进行全面检查，如有确凿证据表明预付账款不再符合预付款项性质，或者因供应单位破产、撤销等原因可能无法收到所购货物、服务的，应当先将其转入其他应收款，借记“其他应收款”科目，贷记“预付账款”科目，再按照规定进行处理。

02 具体案例

例1.2019年3月某职工预借差旅费 1万元

财务会计

借：其他应收款—预借差旅费 1万元

贷：银行存款/零余额账户用款额度  1万元

预算会计   不记账

例2.2019年4月某行政单位确认上级补助收入 10万元

财务会计

借：其他应收款  10万元

贷：上级补助收入    1万元

预算会计   不记账

例3.2019年5月某行政单位拨付内部业务部门备用金2万元

财务会计

借：其他应收款2万元

贷：银行存款/零余额账户用款额度 2万元

预算会计   不记账

例4.2019年1月垫付职工水电费1万元

财务会计

借：其他应收款1万元

贷：银行存款/零余额账户用款额度 2万元

预算会计   不记账

例5.2019年12月末，对预付账款进行全面检查，发现有确凿证据表明不再符合预付款项性质，或者因供应单位破产、撤销等原因可能无法收到所购货物、服务的“预付账款”10万元

财务会计

借：其他应收款    10万元

贷：预付账款   10万元

预算会计   不记账

03 核销处理

行政单位应当于每年年末，对其他应收款进行全面检查。对于超过规定年限、确认无法收回的其他应收款，应当按照有关规定报经批准后予以核销。核销的其他应收款应在备查簿中保留登记。

注意：行政单位不计提坏账准备，直接报批核销。

大家所关心的是如何判断核销的条件：即规定年限、确认无法收回的标准。我们需要取得确凿的法律文书或中介机构的鉴证证明，再按流程报财政部门批准核销，不得擅自核销。

根据《行政事业单位资产清查核实管理办法》规定:

第二十九条 坏账损失是指行政事业单位清查出的不能收回的各项应收款项造成的损失。清查出的各项坏账，应当分析原因，对有合法证据证明确实不能收回的应收款项，按照以下方式处理：

（一）因债务人被宣告破产、撤销注销工商登记或者被政府责令关闭等导致无法收回的应收款项，应当根据法院的破产公告、破产清算文件、工商部门的撤销注销证明、政府部门有关文件等进行认定。已经清算的，应当对扣除清偿部分后不能收回的款项认定为损失。

（二）债务人死亡或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿且没有继承人的应收款项，应当在取得相关法律文件后认定为损失。

（三）因不可抗力因素（自然灾害、意外事故）无法收回的应收款项，由单位做出专项说明，可以根据社会中介机构出具的经济鉴证证明认定损失。

（四）涉诉的应收款项，已生效的人民法院判决书、裁定书判定、裁定其败诉的，或者虽然胜诉但因无法执行被裁定终止执行的，认定为损失。

（五）逾期3年的应收款项，具有依法催收磋商记录，并且能够确认3年内没有任何业务往来的，应当根据社会中介机构出具的经济鉴证证明，在扣除应付该债务人的各种款项和有关责任人员的赔偿后的余额，认定为损失。

（六）逾期3年的应收款项，债务人在国外及我国香港、澳门、台湾地区的，经依法催收仍未收回，且在3年内没有任何业务往来的，在取得境外社会中介机构出具的终止收款意见书，或者取得我国驻外使(领)馆商务机构出具的债务人逃亡、破产证明后，认定为损失。

（七）逾期3年以上、单笔数额较小、不足以弥补清收成本的，由单位作出专项说明，根据社会中介机构出具的经济鉴证证明认定损失。

1.经批准核销其他应收款时，按照核销金额

财务会计

借:资产处置费用

贷:其他应收款

预算会计 不记账

2.已核销的其他应收款在以后期间又收回的，按照收回金额

财务会计

借:银行存款

贷:其他收入

预算会计

借:资金结存-货币资金

贷:其他预算收入

例6.某行政单位于2019年年末经批准核销其他应收款坏账1万元 ，按照核销金额

财务会计

借:资产处置费用  1万元

贷:其他应收款  1万元

预算会计 不记账

例7、某行政单位已核销的其他应收款1万元，2020年2月又收回的，按照收回金额

财务会计

借:银行存款   1万元

贷:其他收入 1万元

预算会计  

借:资金结存—货币资金 1万元

贷:其他预算收入   1万元

04 业务思考

为什么政府会计制度（财会【2015】25号）的附录“主要业务和事项账务处理举例”中的“1218其他应收款”科目核算举例时，实际付出现金流的各类其他应收款时，预算会计均没有进行平行记账（如例1至例4）？

我们理解为：

1.年末前发生现金流出的“其他应收款”可以不进行预算会计的平行记账；

2.但对于在年末尚未来报销的预付款项以及各类暂付款项挂账“其他应收款”的金额分析处理:

对于可收回的通过实有资金库存现金、银行存款支付的暂付款项（注意此资金为不纳入预算管理的现金），如押金性质的“其他应收款”挂账，年末可以不进行预算会计的平行记账；

对于预付款项性质的“其他应收款”挂账，特别是通过国库集中支付付款（授权支付或直接支付）纳入当年预算支出的各类“其他应收款”挂账，年末结账前应根据经济业务内容实质进行预算会计的平行记账。（如例1 借:行政支出—财政拨款支出—基本支出—商品和服务支出—差旅费 1万元   贷:资金结存—货币资金/零余额账户用款额度 1万元）

3.附录“主要业务和事项账务处理举例”中的“1218其他应收款”科目核算举例中，虽没有体现年末结账前预算会计进行的平行记账处理，但根据《政府会计制度》预算会计核算的收付实现制及与财政预算执行情况一致性要求的理解，我们推测专家们在做附录的分录时，可能只是省略了这一步没有反映出来而已。

从附录分录中对经批准核销“其他应收款”坏账时，没有同时进行预算会计的平行记账，也可以推断出当年年末结账前是进行了预算会计的平行记账处理的。

为什么行政单位已核销其他应收款的坏账又收回时，预算会计贷方是对应“其他预算收入”科目？

我们理解为，行政单位“其他应收款”坏账核销时，财务会计借方对应“资产处置费用”科目，而“资产处置费用”科目对应结转预算会计的“其他支出”科目，根据配比原则，所以行政单位对于已核销的“其他应收款”在以后期间又收回时，预算会计贷方对应“其他预算收入”。