第一章 软件简介

存货管理软件的主要功能有：存货采购计划、入库、销售、内部领用、移库、损益管理，存货成本管理，存货销售价格管理，存货储量的管理与监控，购销款结算，存货会计核算等等。除具有完整的存货管理功能外，还具有多种管理及核算模式供用户选择，如：存货库存成本和销售价格可含税也可不含税，销售计价既可以采用顺价法也可采用折扣法，销售价格用户可自定义若干种价目等等。保会通存货管理软件可用于工业企业的原材料管理，商品流通企业的库存商品管理，各行各业各单位（包括行政事业单位）的低值易耗品、材料物资管理等等。

保会通软件具有强大的账、表、单输出功能，用户完全可以自定义适合于自己管理需要的账、表、单。不仅如此，保会通存货管理软件的所有输出都支持套打。保会通存货管理软件是真正的Windows应用软件，只要熟悉Windows操作的人均可轻松掌握本软件的使用。不用再犹豫，不用再彷徨，保会通存货管理软件是您步入存货电子化管理的桥梁，让我们携起手来一起遨游这迷人的信息世界。

::软件特色如下：

1、核算参数可根据业务实际设定。

2、动态的数据格式

存货核算是一个十分复杂的工程，不同行业、不同单位、不同存货其核算方法和核算流程差异很大，要使同一个软件能够适应各行各业各单位的各种存货核算，确实不易。即便如此，保会通存货软件仍试图这样做，力求她在种各样的存货管理面前，均能轻松介入，通统搞定。为什么呢？因为她有“核算参数”这一法宝。

我们知道，在存货管理过程中，有很多重要对象，如：存货、往来客户、销售单等。对这些对象属性的描述，不同单位不尽相同，如：对存货而言，除存货的代码和名称是共性外，其他属性的描述就差异很大，有的要“规格、产地、单位”、有的还要“包装”、……。有鉴于此，保会通软件允许用户根据自己的需要自定义多种存货管理对象的属性。

软件采用分级存货目录结构。

存货目录是存货数据进行分类、保存、披露的重要元素，是存货数据的索引。可以说保会通存货软件对存货目录的设计是当今最优秀的方案。具体表现在：不需事先定义目录代码级长，目录可至多设至25位，级长不受限制，目录代码形式与手工一致易于阅读，分级管理存货目录进退自如，首拼音检索目录快速准确，目录属性丰富实用，可以使用Windows剪贴板来操纵存货目录。

第二章 进销存软件基础设置

一、多级商品分类

功能位于：【存货/设置/存货分类】

二、多种税率设置

功能位于：【存货/设置/存货税率】

三、多仓库管理

功能位于：【存货/设置/仓库】

在设置仓库时，可以对仓库进行操作员授权，即是说可以授权某操作员仅操作某个或某几个仓库的数据。

四、完整的商品信息

功能位于：【存货/设置/存货目录或存货目录及年初余额】

1、可以使用双单位

2、可以使用条形码

3、可以使用货位号

4、可以使用助记码

5、可使用有效期和有效期控制

6、同一商品可以有多张实物照片

五、存货目录

功能位于：【存货/设置/存货目录入年初余额】

六、存货年初余额

功能位于：【存货/设置/存货年初余额】

设置或修改年初余额，如图：

七、供应商及客户

①功能位于：【存货/商品采购/应付客户】

②功能位于：【存货/商品销售/应收客户】

八、存货购销资金账户

功能位于：【存货/设置/资金账户】

九、存货会计连接

功能位于：【存货/设置/会计连接】

建立会计连接就是将存货模块和会计账务模块连接起来。建立会计连接达到下列目的：

会计账务中有关存货的数据可以按照会计连接确定的对应关系由存货管理模块的数据自动生成。

具体地说，会计账务中库存成本、销售收入、销售成本、应付货款、预付货款、应收货款、预收货款的年初余额、发生额将不可操作，由存货管理模块自动生成。即在存货管理模块中操作年初余额时，同时也会操作会计账务中涉及存货业务的科目年初余额。发生存货业务时，先在存货管理模块中处理，然后再由存货管理模块中的相关业务自动生成记账凭证。涉及存货相关链接的记账凭证只能由这种方式自动生成，并且这些科目的发生额在凭证编辑器中不可操作。

第三章 存货（进销存）软件日常操作

一、商品采购计划

功能位于：【存货/商品采购计划/计划操作】，“开新单”。

二、商品采购订单

功能位于：【存货/商品采购订单/订单操作】，“开新单”。

三、商品采购

功能位于：【存货/商品采购】。

商品采购功能提供单据操作、单据明细表、单据汇总表、分类汇总功能。

①　单据操作

采购单据操作提供用户录入商品验收入库单。

功能位于：【存货/商品采购/单据操作】，“开新单”。

②　采购单据目录

功能位于：【存货/商品采购/单据操作】，双击“单据操作”。

在单据目录中可以批量审核单据、做付款处理、生成会计凭证，可以按业务流程、操作员等信息筛选单据。

③　单据明细表

该功能按单据编号列示采购明细。

④　分类汇总表

功能位于：【存货/商品销售/分类汇总表】

该功能将按商品或产品明细做汇总列示。

采购分类汇总表是会计制作记账凭证的依据，分类汇总表与应付货款余额及发生额表结合可以生成采购入库相关的记账凭证。

该功能输出行可以选择按仓库、供货商、会计分类、存货分类、付款员等列示，供用户从不从侧面展示采购数据。

⑤　分布表

功能位于：【存货/商品采购/分布表】

分布表可以选择栏按仓库、供货商、会计分类、存货分类、付款员等输出，生成横向采购对比数据，以便考核业绩。

四、应付进货款结算

功能位于：【存货/付款】，“单据操作”右键，新增。

1、可以现场逐单逐货结算货款

2、可以处理现场多单付款

3、事后应付账款结算

4、实用好用的应付货款明细账

功能位于：【存货/付款/应付货款明细账】。

5、应付账款余额及发生额

功能位于：【存货/付款/应付货款余额及发生额表】。

6、应付货款周转分析

功能位于：【存货/付款/应付货款周转分析】。

7、应付货款账分析

功能位于：【存货/付款/应付货款账龄分析】。

五、商品销售计划

功能位于：【存货/商品销售计划/单据操作】。

六、商品销售订单

功能位于：【存货/商品销售订单/单据操作】。

七、销价管理

功能位于：【存货/销价管理】。

八、商品销售

1、销售开单

功能位于：【存货/商品销售/单据操作】。

销售出库单据如核算参数设置为一般纳税人，则销售单据栏目可以自定义，自定义一般不得随意变更，自定义项为：

金额含税，显示的金额含税。

显示成本，选择该项销售单将显示成本单价和成本金额。

销售金额含税，选择该项输入的销售金额含税。

显示销项税额栏，选择该项表格会增加一栏税金。

折扣率销售，选择该项单据栏目增加“折率”栏。

折扣额销售，选择该项单据栏目增加“折率金额”栏。

需要累计数栏，选择该项单据显示累计数。

页计、累计都要，选择该项如果单据分多页则显示页计、累计数。

显示大写合计金额，选择该项单据显示合计金额。

显示摘要栏，选择该项单据栏目增加“摘要”栏。

核算参数纳税方式设置为：一般纳税人

2、销售单据目录

功能位于：【存货/商品销售/单据操作】，双击“单据操作”。

在单据目录中可以批量审核单据、做收款处理、生成收入凭证、成本凭证，可以按业务流程、操作员等信息筛选单据。

3、商品销售业务统计表

功能位于：【存货/商品销售】

商品销售业务提供：销售单据明细表、汇总表、分类汇总表、分布表等。用户可以从不同侧面查看和分析销售数据。

①　销售明细表

功能位于：【存货/商品销售/单据明细表】

该功能按单据编号列示销售明细，如图：

②　销售汇总表

功能位于：【存货/商品销售/单据汇总表】

该功能将按商品或产品明细做汇总列示。

③　销售分类汇总表

功能位于：【存货/商品销售/分类汇总表】

销售分类汇总表是会计制作记账凭证的依据，分类汇总表与应收货款余额及发生额表结合可以生成销售相关的记账凭证。

该功能输出行可以选择按仓库、客户、销售部门、会计分类、存货分类、收款员等列示，供用户从不从侧面展示数据。

明细到货物，该复选框如打钩，列示时可以显示到货物。

如图：

④　销售分布情况表

功能位于：【存货/商品销售/分布表】

分布表可以选择栏按客户、仓库、销售部门、会计分类、存货分类、业务员、收款员等输出，生成横向销售对比数据，以便考核销售业绩。

九、应收货款结算

功能位于：【存货/收款】。

１、客户管理

２、可以现场逐单逐货结算货款

３、可以处理现场多单收款

４、事后应收账款结算

５、实用好用的应收货款明细账

功能位于：【存货/收款/应收货款明细账】。

6、库存周转分析

６、应收账款余额及发生额

功能位于：【存货/收款/应收货款余额及发生额表】。

７、应收货款周转分析

功能位于：【存货/收款/应收货款周转分析】。

８、应收货款账分析

功能位于：【存货/收款/应收货款账龄分析】。

十、存货盘存

功能位于：【存货/存货盘存/单据操作】。

使用保会通软件【存货盘存】功能，系统自动生成盘点单据及账面数量，打印出来，实地盘点，而后输入盘点数量，即可自动进行损益处理。

十一、存货损益

功能位于：【存货/存货损溢/单据操作】。

系统以盘点为基础自动生成损益单据。

十二、储量管理

功能位于：【存货/储量管理】。

根据产品热销程度，制定储量计划，届时系统将自动提醒，有效提高产品周转率，从而提高经济效益。

十三、其它入库与其它出库

功能位于：【存货/其它入库】

          【存货/其它出库（领用）】

十四、批发调拨零售

批发调拨零售是将存货成本价调成零售价，该业务主要适用采用售价核算的零售企业。

批发价格是指批发商业在批发起点以上供应商品的价格。包括对零售企业或生产企业供应商品的价格，以及在贸易中心、行栈、批发市场中不同批发企业之间的成交价格。处于收购（出厂）价格之后，零售价格之前，是流通过程中间环节的价格。它一般由批发企业的进货价格、流通费用、利润和税金构成。按流通过程的不同阶段分为产地批发价格与销地批发价格。

零售价格是“批发价格”的对称。零星买卖的价格。我国是指零售企业或生产者直接向城乡居民，社会集团供应生活消费品，公用消费品以及直接向农村经济组织或农民个人供应农业生产资料的价格。它是商品的最终价格。零售价格的种类，按产品部门划分，有工业品零售价格和农产品零售价格，按消费性质划分有生产资料零售价格和生活资料零售价格；按价格管理方式划分，有计划零售价格和非计划零售价格。我国按零售价格出售的商品主要有；日用消费品，多数农业生产资料和消费性材料，燃料等。零售价格是由当地批发价格（即零售商业企业的进货价格），市内搬运费利息支出，零售损耗，零售企业的经营管理费，工商税或营业税和利润构成。

售价金额核算法亦称“拨货计价、实物负责制”。以售价金额核算与控制各实物负责人经管商品的进销存情况的方法。在该方法下期末需计算进销差价率和本期已销商品应分摊的进销差价，并据以调整本期销售成本。

一般用于零售企业的商品核算。其基本内容是：

1、建立实物负责制，即按企业经营品种，划分若干实物负责小组，或指定实物负责人，对其经营商品的数量和质量负完全责任。

2、库存商品按零售价格记账，即“库存商品”账户的增减，一律按零售价格登记，并按实物负责人设置明细账，记录商品金额变动和结存情况。

3、设置“进销差价”账户，定期反映商品购进价格和零售价格之间的差额。

4、加强商品的盘点工作。由于库存商品只有总金额指标，没有具体数量指标，商品发生溢缺的数额，只有通过盘点才能确定，为此，一般应定期或不定期进行盘点，以确定商品实存数额。

5、健全各环节的手续制度。这种方法可以简化销货和记账工作，但不能及时提供每种商品进销存的动态资料，如果发生商品溢缺以及差款错货时，也不便查明原因。

批发调拨零售计算公式：

商品进销差价率=（期初库存商品进销差价+本期购入商品进销差价）/（期初库存商品售价+本期购入商品售价）×100%

本期销售商品应分摊的商品进销差价=本期商品销售收入×商品进销差价率

本期销售商品的成本=本期商品销售收入－本期已销售商品应分摊的商品进销差价

期末结存商品的成本=期初库存商品的进价成本+本期购进商品的进价成本－本期销售商品的成本

简化版公式：

成本占有率=（期初库存商品成本+本期购入商品成本）/（期初库存商品售价+本期购入商品售价）

本期销售商品的成本=本期商品销售收入×成本占有率

期末结存商品的成本=期初库存商品的进价成本+本期购进商品的进价成本－本期销售商品的成本

十五、移库管理

功能位于：

【存货/同价调拨入库】

【存货/同价调拨出库】

【存货/变价调拨入库】

【存货/同价调拨出库】

第四章 库存账表

一、成本计算

每月终了，应当使用【成本计算】功能，结算存货成本。

保会通库存管理软件支持移动加权平均法、先进先出法、个别计价法计算存货成本。

一般来说，在做出库业务时，系统就即时生成出库货物的成本，所以一般是不用再次生成出库货物的成本的。但是，由于未使用时序控制或在多用户操作时，单据保存顺序可能与单号顺序不一致；单据保存后又修改、删除、插入过单据，这些原因可能导致原先计算的出库成本不再正确。因此有必要按月重新计算出库货物的成本。

按月重新计算出库成本时，要求指定重算起始月，系统就会重新计算起始月及其后月份出库货物的成本。但是，若存货模块连接着会计账务模块，那些已做成本凭证的出库单据是不能重新计算成本的。因此，若存货连接着会计账务，建议平时仅做入库单的成本凭证、销售收入凭证，月末所有单据都处理完毕后，再执行此功能计算出库单据的成本，然后再做各类出库业务成本的会计凭证，一个月一类出库业务一张凭证即可。一个月出库业务会计凭证生成后，应不要再操作本月单据和重新计算出库业务单据的成本！

二、存货明细账

三、存货余额表

四、存货余额及发生额表

存货余额及发生额表是存货核算和管理的重要组成部分。

余额是一个时点概念，是发生额的累计堆积，就是截止某一个时点为止某存货的所有历史发生额的累积，即入库、出库互相抵消后的差额。

发生额，是指存货的发生入库出库情况。发生额是一个时段概念，指在一个时段内某一种商品（或产品）的经济业务的发生量。实际上就是涉及到这个存货的所有入库、出库数额的合计数。由此可见，发生额有增加和减少之分。

对一个时段或会计期间来说，我们常常使用期初库存、本期入库、本期出库、期末库存这四个概念。

利用保会通“文档模板”，可以自定义生成若干个汇总统计报表。

五、存货分布表

库存余额分布表，可以按仓库、会计分类、存货分类等不同侧面自动生成库存余额分布信息，该功能构建了集团库存的统计结构，可实现多仓库、跨公司的库存统计，统计数据直观、实用。

 六、库存账龄分析

第五章 生产企业功能

一、材料入库

功能位于：【存货/商品采购/单据操作】，“开新单”，操作方法与普通商品一致。

注意属于原材料的商品，新增商品时存货分类选择为“原材料”。

二、原材料领用

功能位于：【存货/原材料领用/单据操作】，“开新单”，操作方法与普通商品一致。

三、产品入库

功能位于：【存货/产品入库/单据操作】，“开新单”，操作方法与普通商品一致。

四、产品销售

功能位于：【存货/商品销售/单据操作】，“开新单”，操作方法与普通商品一致。

五、生产成本核算

参见“保会通软件生产成本核算模块使用手册”。

第六章 会计账与进销存软件对接

一、分析会计业务中涉及的存货业务的会计分录

1、购进货物

借：原材料

库存商品

应交税费/增值税/进项税额

贷：应付账款

库存现金

银行存款

2、付款

借：应付账款

贷：库存现金

银行存款

3、销售货物

借：应收账款

库存现金

银行存款

贷：主营业务收入

    应交税费/增值税/销项税额

4、收款

借：库存现金

银行存款

贷：应收账款

5、月底结转商品销售成本

借：主营业务成本

贷：库存商品

6、存货损益

借：待处理财产损益

  贷：库存商品

二、存货业务会计实务操作（暂不考虑税的因素）

1、购进货物生成的报表

购货（赊购）会计凭证：

借：库存商品   916400

贷：应付账款/北京天外公司  13200

应付账款/上海红云公司  120000

应付账款/北京保会通信息技术有限公司  650000

应付账款/深圳百合公司  133200

2、付款操作及报表

付货款时会计凭证：

借：应付账款/北京天外公司  15000

应付账款/上海红云公司  122000

应付账款/北京保会通信息技术有限公司  600000

应付账款/深圳百合公司  100000

  贷：库存现金   15000

    银行存款/工行888801    122000

    银行存款/建行888802    600000

银行存款/信用社888803    100000

如即购即付则将两张凭证分析合并即可。

3、销售货物

借：应收账款/A公司    13090

应收账款/B公司    163090

    应收账款/C公司    203000

    应收账款/D公司    208000

贷：主营业务收入  587180

主营业务收入也可以按存货分类进行明细核算，凭证如下：

借：应收账款/A公司    13090

应收账款/B公司    163090

    应收账款/C公司    203000

    应收账款/D公司    208000

贷：主营业务收入/副食品    1460

主营业务收入/矿泉水    1800

主营业务收入/烟酒    920

主营业务收入/电脑    56000

主营业务收入/软件    527000

4、收款操作及统计报表

借：库存现金    18090

银行存款/工行卡888801    200000

银行存款/建行卡888802    220000

银行存款/信用社888803    218000

贷：应收账款/A公司    18090

    应收账款/B公司    200000

    应收账款/C公司    220000

    应收账款/D公司    218000

如即销即收则将两张凭证分析合并即可。

5、月底结转商品销售成本

借：主营业务成本    387040

贷：库存商品    387040

或者按存货分类进行明细核算，凭证如下：

借：主营业务成本/副食品    1040

    主营业务成本/矿泉水    1200

    主营业务成本/烟酒      800

    主营业务成本/电脑     48000

主营业务成本/软件     336000

贷：库存商品/副食品    1040

    库存商品/矿泉水    1200

    库存商品/烟酒      800

    库存商品/电脑     48000

库存商品/软件     336000

6、存货损益

借：待处理财产损益 1210.17

  贷：库存商品  1210.17

注意：如建立存货与会计连接则以上凭证可全部自动生成。