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保会通软件——报表

编辑时间:2021年08月16日 作者:九指神丐 浏览量:0

    报表综述

 

一、报表综述

报表就是将一些数据及说明数据的提示性文字有规律地按一定的格式编排填写,用于披露或揭示信息的一种书面报告文件。

人们在日常生活中,经常会遇到这样和那样的报表,对计算机用户来说,更是离不开报表的处理。一般来说,报表可分成两类,一种是临时用的报表,一种是长期重复使用的报表。临时用报表所反映的内容随机性大、规律性差,一般是手工确定内容,再用计算机进行编辑处理;重复用报表一般有固定的表样、固定的报告期、固定的编报方法、固定的反映对象,如会计使用的会计报表就属于这一类,此类报表最适合于计算机处理。

保会通软件中一般都配有“通用报表模块”,用于处理用户的报表事务。

wps28.jpg

 

保会通报表一般采用两级树型母子表结构,存放于年度数据文件中。一张报表有母表和子表组成。母表是报表的表样(或模板),它记录了报表的格式、填报表方法等共性内容。一张母表有一个确定的表号(表号用一个自然数来表达)和表名。子表是报表的细胞,一张报表可以有若干张子表,子表一般是用于存放报表的动态数据的。可以这样说,子表是母表针对不同对象不同时期的复制品。一张子表应当有一个确定的子表号(子表号也用一个自然数来表达)。为了与其他报表的子表相区别,子表的表号前在加\”后应冠有它母表号。如“现金流量表”的表号为3,则一月份的现金流量表的子表号可用3\1”来表达、二月份的现金流量表的子表号可用“3\2”来表达,余此类推。有时为了与其他单位或其他年度的数据文件中的报表相区别,报表的表号前在加“\”后再冠于它所在的年度文件名。如:

c:\BHTSoft\××单位\2001.cwd\3是一张母表的完整的表号。

c:\BHTSoft\××单位\2001.cwd\3\2是一张子表的完整的表号。

报表就是以这种两级树型母子表结构存放于一个年度数据文件中的,打开保会通软件的报表模块“文档模板”框,就可以明确地看到这一点。

报表的表号是报表数据存放的关键字、是访问报表的钥匙、是表间数据交流的身份识别符。因此,学习报表应当首先正确掌握报表的表号的命名规则。

 

二、表行、表栏

一张报表的规模大小是由表行、表栏及行高、栏宽决定的。在本系统中表行是用数字123…,n从小到大依次表示;表栏用大写英文字母表示,其中:AZ依次表示第1栏到第26栏,AAAZ依次表示第27栏到第52栏,BABZ依次表示第53栏到第78栏。各行还应有高度的概念,用于决定报表的长度,各栏也应有宽的概念,用于决定报表的宽度。行高、栏宽的度量单位是毫米。

⒈单元格及其属性

单元格是指报表的行栏交叉点的信息。可以认为单元格是报表的细胞,从这个意义上讲,报表是由若干单元格按一定的顺序和规律堆集而成的矩形块。一个108栏的报表应有10×880个单元格,对单元格的描述有两方面,一方面是内容及属性的描述,另一方面是位置的描述。

单元格坐标  单元格的位置是指它在报表中所处的栏的栏号及所处的行的行号,单元格的位置可以用坐标来表示,单元格的坐标形式为:

栏号行号

其中:栏号在前,行号在后,比如:A2表示第一栏和第二行的交叉点,即栏坐标是A,行坐标是2

单元格的内容应根据报表的需要来定义。

区域是本系统中有关报表函数的参数的重要概念,弄清楚区域的概念以及区域的坐标表示法非常重要。

区域是指给定报表的有效单元格或有效单元块,区域可以是一个单元格,也可以是一个矩形块,还可以是由一些有效单元格堆集而成的一个块,还可以是由若干分散的有效单元格或块组成。一个矩形块是用它的左上角单元格坐标和右下角单元格坐标来表示,并用冒号:”将其连接(:”是英文字符),例如:C1:D10,B3:B21,E2:E8等。一个不规则的块可以分解成若干个单元格和矩形块。

若一个区域是由若干单元格和块组成,则必须用分号;”将它们分隔,比如:A2;B2:D10;E30是由两个单元格A2E30和一个矩形块B2:D10组成的一个区域。

⒉单元格文本对齐方式

单元格文本对齐方式按其方向来分,可分为水平对齐和垂直对齐两种。

水平对齐是指单元格的文本在水平方向(或横向)上相对于单元格的左右边界的输出位置。水平对齐在一个单元格内又可分为居左、居中、居右和分散四种,在一行内两个或两个以上的连续单元格内又可分为跨栏居左、跨栏居中、跨栏居右和跨栏分散四种,对于跨栏对齐属性来讲,在所选择的单元格中,只能是最左边那个单元格的文本才具有此种属性,其余单元格内的文本将被回避而不输出,跨栏属性主要是用于报表的标题(也称报表名)的输出处理上。

居左  指文本靠单元格左边界输出,若文本的宽度小于栏宽,则右边留空。

居中  指文本在单元格的中间输出,若文本的宽度小于栏宽,则两边留出相同的空。

居右  指文本靠单元格右边界输出,若文本的宽度小于栏宽,则左边留空。

分散  指文本在单元格的宽度内均匀分散输出。

特别地,对于一个单元格,只能为其指定一种水平对齐方式,新指定的对齐方式总是取代原来的对齐方式。

请参考水平对齐的图解。

wps29.jpg

垂直对齐是指单元格的文本在垂直方向(或竖向)上相对于单元格的上下边界的输出位置。垂直对齐在一个单元格内又可分为靠上、居中、靠下三种,在一栏内两个或两个以上的连续单元格内还可具跨行属性,对于跨行属性来讲,在所选择的单元格中,只能是最上边那个单元格的文本才具有此种属性,其余单元格内的文本将被回避而不输出,跨行属性主要是用于报表的表头输出处理上。

靠上,指文本靠单元格的上边界输出,若文本的高度小于行高,则下边留空。

居中,指文本在单元格的上下方向的中间输出,若文本的高度小于行高,则上下两边留出相同的空。

靠下,指文本靠单元格的下边界输出,若文本的高度小于行高,则上边留空。

跨行,指文本在几行的高度内上下居中输出。

特别地,对于一个单元格,只能为其指定一种垂直对齐方式,新指定的对齐方式总是取代原来的对齐方式。

请参考垂直对齐的图解。

wps3.jpg

单元格文本对齐方式的综合图解如下:

wps4.jpg

⒊单元格文本字体属性

单元格文本字体属性是指它的字体、字号、粗体、斜体、下划线、删除线以及字体颜色。

对母表而言,单元格文本字体属性可以指定到每一个字符或汉字,而对于子表来说,只指定到每个单元。

字体是指选用什么样的字体,比如,宋体、仿宋体黑体楷体等,只要是系统内安装的字体都可以用,默认是宋体。

字号是指字的小,字号愈大字也愈大。

粗体是相对正常字体而言的,比正常字体粗四分之三倍。

斜体是相对正常字体而言的,其形状是向右顷斜。

下划线在字的下增加一条输出线。

删除线在字的腰间增加一条输出线。

字体颜色指字体的输出颜色,特别地,打印机必须是彩色打印机,否则字体颜色打印无效。

⒋单元格背景属性

单元格背景属性是指它的背景色,一个单元格只能指定一种背景色,新指定的背景色总是取代原来的背景色。特别地,打印机必须是彩色打印机,否则背景颜色打印无效。

⒌单元格框线属性

单元格框线属性是指它的各边框线的粗细、颜色以及是否需要框线。

⒍单元格取数公式

单元格取数公式是由运算符+-*/”及运算优先符“( )”将常数、系统函数及用户自定义的变量连结起来的符合代数式法则的式子,其中,在若需要计算轮次的话,可以将代表轮次的非负整数放在单格取数公式的前边并用冒号“:”将轮次与单元格取数公式连接在一起,系统在计算报表时,若单元格取数公式中存在计算轮次,则首先计算轮次最小的,然后依次从小到大计算,若无轮次,那么系统认为轮次为0

报表的计算顺序是按轮次→按行→按栏从小到大比的顺序进行计算。

有了单元格取数公式,则将我们的取数方式大幅度地拓广了,如:因销售应转出的库存商品的进销差价金额,我们可以定义为:

1.17*nd(501)*ydm(143)/yjm(135)

单元格取数公式是专为那些经常变动的单元格文件而设计的一种自动获取单元格内容的表达式,单元格取数公式存放在母表文件中,但它不属于母表的文本,它必须在取数公式编辑状态下进行编辑。

对于会计报表来讲,单元格取数公式是报表与会计账务处理模块之间进行数据交流的纽带,它将报表模块与账务处理模块紧密地联系在一起,可以很方便地将账务处理模块中的数据取到指定的报表中来;同时单元格取数公式也是表与表之间数据交流的桥梁,可以很容易地实现表与表之间相互取数。

保会通函数可作如下分类:

 账簿余额函数账簿余额函数

 账簿净额函数账簿净额函数

 账簿发生额函数账簿发生额函数

 凭证取数函数凭证取数函数

 数学函数数学函数

 报表函数报表函数

 环境函数环境函数

变量  在报表模块中,为使取数公式的书写简洁、易于维护,我们把那些使用频率高的表达式用一种特殊符号来代表,这种符号就称之为变量,变量的命名规则是:以#”开始,后跟字母或数字,字母应区分大小写。

如:#y#n#z#A1#3等是合法的变量。

如:#*y#&n#@zA1等是非法的变量。

特别地:#y#d#z是系统为每一张报表默认的变量,最好不要挪为它用。若挪为它用,则在所有取数函数中参数都不能缺省。

用户可以为每个报表定义若变量,报表在新建时系统默认为它定义了如下几个变量:

变量名 变量值              类型 说明              

 #z      zw()       字符 默认年度文件名

 #d      dir()       字符 当前报表表号全名

 #c      col()       数值 当前报表栏

 #r      row()       数值 当前报表行

 #n      dirn(1)        数值 当前年

 #y      dirn()       数值 当前月

 #m     day(#n,#y)      数值 当前月的月末日

 #u      char(col()+row())     字符 当前单元格坐标

 #t      get(#u)       自动 当前单元格内容

 #v      char(horz())+vert() 字符 组函数当前单元格坐标

 #k      len(trim(get(#v)))=0 字符 组函数当前单元格内容为空

 ………………

下面以变量#z为例,讲述怎样构造变量。假定当前报表是:

c:\BHTSoft\××单位\2001.cwd\3\2

变量#z的作用是从当前报表子表号全名中得出它所在的年度文件名,使用环境函数dir()即可达到此要求。因为:

dir(0)  c:\BHTSoft\××单位\2001.cwd\3\2

dir(1)  c:\BHTSoft\××单位\2001.cwd\3

dir(2)  c:\BHTSoft\××单位\2001.cwd

所以:#z  dir(2)

下面以资产负债表和损益表为例来讲述单元格取数公式的定义,现假定某公司1999年度的所有一级总账科目和部份二级科目如下:

代码 科目名称  代码 科目名称        

101   现金   215 应付工资

102   银行存款  216 应付福利费

109   其他货币资金 221 应交税金

111   短期投资  225 应付利润

121   应收票据  229 其他应交款

122   应收账款  231 预提费用

125   坏账准备  251 长期借款

126   预付账款  261 应付债券

127   应收出口退税 270 递延税款

128   应收补贴款  271 长期应付款

129   其他应收款  275 专项应付款

131   商品采购  281 住房周转金

135   库存商品  301 实收资本

143   商品进销差价 311 资本公积

144   商品削价准备 313 盈余公积

145   加工商品  313-2 公益金

147   出租商品  321 本年利润

149   分期收款发出商品322 利润分配

151   材料物资  322-1 未分配利润

155   包装物   501 商品销售收入

157   低值易耗品  507 商品销售折扣与折让

159   待难费用  511 商品销售成本

161   长期投资  517 经营费用

171   固定资产  521 商品销售税金及附加

175   累计折旧  531 代购代销收入

176   固定资产清理 541 其他业务收入

179   在建工程  545 其他业务支出

181   无形资产  550 所得税

185   递延资产  551 管理费用

191   待处理财产损溢 555 财务费用

191-1 流动资产损溢 557 汇兑损益

191-2 固定资产损溢 560 以前年度损益调整

201   短期借款  561 投资收益

203   应付票据  565 补贴收入

204   应付账款  571 营业外收入

206   预收账款  575 营业外支出

211   其他应付款

资产负债表是时点报表,即每个时点上都有资产负债表的概念。现假定资产负债表为月报,输出格式为账户式,披露金额为两栏即年初数和期末数。其单元格取数公式定义要点如下:

账簿取数函数的格式如下:

函数名(会计科目参数,报告期,年度数据文件名)

其中,后两个参数可从后依次缺省,缺省年度数据文件名时,系统认为是当前报表所在的年度数据文件,即变量#z的值;缺省报表期时,系统认为是当前报表的报告期,即变量#y的值。参见账簿取数函数名分析。

⑴按某一总账科目的账簿余额填列,这种情况可用以下4个函数即可:

期初余额 yjc()ydc()

期末余额 yjm()ydm()

如:应收票据 年初数yjc(1211),期末数 yjm(121)

    未交税金 年初数ydc(2211),期末数 ydm(221)

⑵按几个总账科目的余额之和填列:

如:货币资金,存货,未分配利润等。

此种情况一般有三种定义方法(以货币资金期末为例)

①直接余额相加法:yjm(101)+yjm(102)+yjm(109)

②使用通配符“?”法:yjm(10?)这里?”可以是09中之一。

③使用同类分隔符“;”法:yjm(101102109)其中“;”为同类分隔符。

根据

资产=负债+所有者权益+(收入-费用)

会计等式,“未分配利润”建议作如下定义:

    年初数 ydc(321;322;5??,1)

    期末数 ydm(321;322;5??)

其中321为本年利润,322为利润分配,5??表示所有损益类科目。

作了以上定义可保证损益结转前后都可生成正确的未分配利润数。

⑶按照某个总账科目的单项余额填列:

如:递延税款借项(期末数) iif(yjm(270)>0,yjm(270),0)

如:递延税款贷项(期末数) iif(ydm(270)>0,0,yjm(270))

其中,iif()是条件取数函数,参见iif()

⑷按照某几个总账科目各自单项余额填列:

如:待摊费用(期末数)

absz(yjm(159))+absz(yjm(231))

预提费用(年初数)

absz(ydc(159,1))+absz(ydc(231,1))

其中,159为待摊费用,231为预提费用。

注意以下定义方法是错误的:

待摊费用(期末数) absz(yjm(159;231))

⑸按照某个或某几个总账科目各自的所属明细科目的同向余额填列:

如:应收账款(期末数)tjm(122;206)

其中:122为应收账款,206为预收账款。

又如:应付账款(期末数)tdm(126;204)

其中:126为预付账款,204为应付账款。

⑹按某一栏连续行的金额之和填列:

如:固定资产合计(年初数)sum(C28:C31)

                (期末数)sum(D28:D31)

⑺按不连续单元格金额之和填列:

如:资产合计(期末数)sum(D22;D24;D32;D36:D40)

其中,sum()是求合函数,参见sum()

如图是一张完整的资产负债表的单元格取数公式定义,这里分资产和负债两页显示,并将表头略去。

wps5.jpg

wps6.jpg

 

损益表是期间报表,它所揭示的是公司在指定时间段内的经营情况。现假定损益表为月报,输出格式为多步报告式,披露金额为两栏即本月数和本年累计数。其单元格取数公式定义要点如下:

本月数在结转前实际上是某些账户的发生净额,所谓发生净额就是当期借贷方发生额的差额,发生净额有借、贷方发生净额之分。

借方本期发生净额=借方本期发生额-贷方本期发生额;

贷方本期发生净额=贷方本期发生额-借方本期发生额。

借方本期发生净额用于表达费用类科目,贷方本期发生净额用于表达收入类科目,为本系统设计了以下四个函数供用户选用:

fj()借方发生额,fd()贷方发生额。参见账簿发生额函数。

nj()借方发生净额,nd()贷方发生净额。参见账簿净额函数。

其关系是:

nj()fj()fd()

nd()fd()fj()

但是,在结转后,损益类科目已结平,即发生净额的值为零,故此操心益表是金额表现为从相应的损益类科目转入本年利润的数额,为了描述这种情况,本系统还设计了科目交易函数:tl、tlj、tldtl()tll、tllj、tlldtll()

tl(本年利润科目,费用科目)来还原已转入本年利润科目的费用。

tld(收入科目,本年利润科目)来还原已转入本年利润科目的收入。

若用tll、tllj、tlldtll()函数则更全面。

tll(本年利润科目,费用科目)来还原已转入本年利润科目的费用。

tlld(收入科目,本年利润科目)来还原已转入本年利润科目的收入。

 

将以上两种函数合并,即可得到:

费用函数kkj(本年利润科目,费用科目)

= nd(费用科目)+tll(本年利润科目, 费用科目)

收入函数kdkd(收入科目,本年利润科目)

= nd(收入科目)+tlld(收入科目,本年利润科目)

 

有了以上函数,我们就可以定义出损益表的各项目的金额来源公式,这种定义方法无论在结转前或结转后均可正确地生成损益表,现举例如下:

商品销售收入(本月数)kd(501,321)

其中:501为商品销售收入,321为本年利润,公式中缺省报告期参数。

管理费用(本月数)tl(321,551)

其中:551为管理费用。

其他业务利润(本月数) kd(541;545,321)

其中:541为其他业务收入,545为其他业务支出。

其余项目依此类推。

对于本年累计数一栏只需要将报告期参数扩展为第一期至本期即可,为此我们首先增加定义一个变量(其目的是使公式书写简短)#y1,它的变量值为"1:"+#y(表示从第一期至本期),类型为字符型。这样我们就可以定义本年累计数了。比如:

商品销售收入(本年累计数)kd (501,321,#y1)

如图是一张完整的损益表的单元格取数公式定义:

 

wps7.jpg

 

有了资产负债表和损益表的定义,用户可以参照这两张表的公式,去理解和掌握系统函数的意义及使用方法,然后定义出你所需要的各种报表。

⒎单元格审核公式

报表(会计报表)是一些有规律的数据组成的集合,这些数据之间必然存在着这样和那样的内在联系。利用这些联系可以判断报表数据的正确性,这就是数据审核。

事实上,报表数据审核就是把两个表达式的值进行某种比较,比较的结果要么正确,要么错误,而这两个表达式可以是单元格取数公式的表达式或者是常数,换句话说,单元格审核公式就是由单元格取数公式组成的条件表达式。

    举例:资产负债表(期末数):资产合计=负债及所有者权益合计。

单元格H41的审核公式为{资产合计=负债及所有者权益合计}get(H41)=get(D41)。其中{}中的内容为进行报表审核时的提示文字。

 

    报表的页面布局

 

一、纸张大小设置

纸张的大小直接影响打印输出的效果,所以设置纸张时既要考虑报表的尺寸,又要考虑打印机。

选取“文件”菜单中的“打印页面设置”命令,在弹出的对话框中,用户可以对当前报表的打印页面进行综合的设置。可以设置的内容有:纸张尺寸、页面边距、打印缩放比例、行分页、栏分页、打印顺序以及多页打印时的固定参照行和固定参照框。在预览上面,提示的尺寸是当前报表通过打印缩放后的大小。

wps7.jpg

二、页边距

页边距是以毫米为度量单位,但在改变时可以选择是以毫米为单位进行改变,还是以厘米为单位进行改变。

⑴页头边距    页头边距是指页面上边边缘线到文本区域首行的垂直距离,也就是打印机开始打印时的走纸长度。

⑵页脚边距    页脚边距是指页面下边边缘线到文本区域末行的垂直距离。

⑶页左边距    页左边距是指页面左边边缘线到文本区域左边边缘线的水平距离。

⑷页右边距    页右边距是指页面右边边缘线到文本区域右边边缘线的水平距离。

wps9.jpg

 

三、设置分页线

分页线是指当打印的文本(通过放缩后)的大小超过所设置的纸张的有效打印范围时所采取的一种强行分页方式(即所谓的硬分页)。如图所示:

⑴行分页线

行分页线是指当打印的文本(通过放缩后)的长度超过所设置的纸张的有效打印长度时,将文本从指定行处强行分页。

⑵栏分页线    

栏分页线是指当打印的文本(通过放缩后)的宽度超过所设置的纸张的有效打印宽度时,将文本从指定栏处强行分页。

wps10.jpg


第三章  制作报表的步骤

 

一、文件结构设计

要制作报表,首先必须根据需要构造恰当的报表结构。前已述及保会通报表是两级树型母子表结构,了解了这一点,我们即可制作出各种各样的的报表来。

报表结构实际上就是恰当地安排子表序号,使子表序号尽可能的代表子表的报告期、对象序号等要素,以便用子表表号能简捷地得到它的源数据文件的位置及被提取数据的特征,从而满足构造公式自动取数编制报表的需要。例如:使用软件制作会计报表时,往往需要从已经生成的会计账务数据中自动提取报表数据。在此种情况下,系统必须明确地知道是哪张表正在取数、向哪个数据源取数、取什么性质的数据、取什么范围内的数据、……,以下我们讲述几种常见报表结构的构造。

⑴月报的文件结构:

子表序号用实际月份数来表示,如此我们可以得到以下几个常用取数变量的构造。

当月报告期变量: dirn(0)

年初至本期(用于提取本年累计数)变量:"1:dirn(0)"

上月变量:dirn(0)-1

上年度数据文件变量(用于向上年度数据文件取数):

dir(3)+"\"+str(#n-1)+str(dirt(2),4)

上年同月子表变量(用于向上年度报表取数):

dir(3)+"\"+str(#n-1)+str(dirt(2),4)+"\"+dirt(1)+"\"+dirt()

………………。

⑵季报的文件结构:

子表序号用实际季度数来表示,如此我们可以得到以下几个常用取数变量的构造。

当季报告期变量: str(3*(#y-1)+1)+":"+str(3*#y),其中#y=dirn(0)

年初至本期(用于提取本年累计数)变量:"1:"+str(3*#y)

………………。

⑶半年报的文件结构:

一年有两张子表,其中上半年子表的表号为1、下半年子表的表号为2,如此我们可以得到以下几个常用取数变量的构造。

当前报告期变量: str(6*(#y-1)+1)+":"+str(6*#y),其中#y=dirn(0)

年初至本期(用于提取本年累计数)变量:"1:"+str(6*#y)

………………。

⑷年报的文件结构:

一年仅有一张子表,子表的表号为1

当前报告期变量: "1:12"

………………。

从以上可以看出,报表的报告期总是以月份为基本单位的。

 

二、建立母表

当你对要创建的报表完全规划好后,便可以先创建母表。创建母表的方法和步骤如下:

⑴切换到保会通软件的报表模块,鼠右击报表模板框中的“我的报表”,在弹出的右键菜单中点击“新建”菜单项,此时即出现报表编辑画面。

⑵选取“报表格式”菜单,并执行“增加行、栏…”命令。

⑶在对话框中单击“增加行数”编辑框,输入母表行数,单击“增加栏数”编辑框,输入母表栏数,然后击“确认”。

⑷将鼠标指向栏号与栏号的分界处,当鼠标形状变为wps30.jpg时,按下鼠标左键不放,左右拖动鼠标调整栏宽到你所需要的宽度,放开鼠标键;用此方法调整各栏的宽度。

将鼠标指向行号与行号的分界处,当鼠标形状变为wps31.jpg时,按下鼠标左键不放,上下拖动鼠标调整行高到你所需要的高度,放开鼠标键;用此方法调整各行的高度。

⑸在单元格内输入母表文本内容(每个子表都都共享母表的文本)。

⑹保存新建母表,单击工具条上的保存按钮wps32.jpg,或按Ctrl+S或选择执行文件菜单中的“保存”命令,在随后弹出的“保存母表”对话框中录入新增母表的表号及表名,单击击“确认”按钮,一张新建的母表随即被保存到您的年度数据文件之中。

wps33.jpg

 

三、建立子表

当母表已创建好并保存之后,便可以创建子表。创建子表的方法和步骤如下:

⑴切换到保会通软件的报表模块,鼠右击报表模板框中的指定报表母表,在弹出的右键菜单中点击“新建”菜单项,此时即出现“新增子表”对话框。在该框中录入子表表号,单击“确认”按钮,随即出现报表编辑画面。

⑵编辑子表或自动编制子表。

⑶保存子表。

wps34.jpg

 

四、报表编辑

报表编辑的窗口如下:

wps35.jpg

 

报表编辑是指输入母和子表正文、设置单元格文本属性、输入取数公式和审核公式。通过报表编辑使输出的报表样式适合自己的需要。

母表正文(母表文本)是指在一个报表族中所有子表所共同拥有的文本,特别地,当某一单元格一经输入了母表文本,则它的任何子表都换去了对这个单元格的操纵,该单元格只能在母表编辑状态下进行编辑。除非在在母表编辑状态下将该单元格的文本删除掉,子表才具有对这个单元格的操纵权。

子表文本是指某一子表私有的文本,组内其它报表不能拥有。子表文本一般就是由取数公式生成的数据文本。

㈠母表编辑。打开母表文件,单击工具条上的 wps36.jpg或选取“编辑”菜单中的“母表正文编辑状态”,将母表置为编辑状态,并输入母表文本。

⒈表名(表头)的处理技巧:

⑴在A1单元格内输入表名。

⑵将表名置为选择状态,选取“报表格式”菜单中的“字体…”,在弹出的对话框中,从“字体”列表框中选择你需要的字体;从“字号”列表框中选择字型的大小;单击特殊效果的“加粗”页,并使“需要”项被选中,单击“下划线”页,并使“需要”项被选中。你可以从预览中看到你所做的设置结果,当你对所有设置满意时,单击“确认”。

⑶调整第1行的高度,使其适合你的需要。

⑷单击行号1,使第一行置为选择状态,选取“报表格式”菜单中的“表线、背景色…”命令,在弹出的对话框中,依次单击外框线的左、上、右和网格线按钮,并依次将它们的线型设置为“无线”;单击外框线下边按钮,将它的线型设置为“粗实线”,单击线色框右边的按钮,将线色设置为“黑色”。

⑸若第一行不在选择状态,请再次单击行号1,然后选择“报表格式”菜单中的“单元格版面…”,在弹出的对话框中,将水平对齐中的“跨栏居中”设置选择状态。单击“确认”返回编辑状态,你将看到表名一行已设置好。

⒉设置单元格文本属性

将要设置属性的字符或单元格或某一区域置为选择状态,然后利用工具条、对话栏或相应菜单功能设置你所需要的属性。

⒊选择的技巧

整行或整栏的选择。方法一,将鼠标指向开始选择行()的行()号,然后按下鼠标左键不放并拖动鼠标到终止选择行()的行()号,松开鼠标。方法二,单击开始选择行()的行()号,然后按下Shift键不放,并按光标下键↓直到终止选择行()的行()号为止,松开光标下键↓和Shift键。

连续区域的选择。方法一,将鼠标移到要选择区域的左上角单元格的最左边,然后按下鼠标左键不放并拖动鼠标到要选择区域的右下角单元格,松开鼠标。方法二,将光标移到要选择区域的左上角单元格的最左边,然后按下Shift键不放,并按光标键直到要选择区域的右下角单元格为止,松开光标键和Shift键。

不连续区域的选择。利用鼠标先将要选择的某一单元格置为选择状态,然后按住Shift不放,再利用鼠标将其余要选择的单元格或区域置为选择状态,然后松开Shift键。

特别地,一旦设置了选择的区域,只能使用菜单、工具条、对话栏及键盘命令对选择区域进行操纵,其他操作将会使设置了选择的区域失去选择状态。

㈡子表编辑。由于子表文本的特殊性,一般不对子表文本进行直接的编辑,若需要编辑子表文件时,打开要编辑的子表文件,然后单击工具条上的 wps37.jpg或选取“编辑”菜单中的“子表正文编辑状态”,将子表置为编辑状态,特别地,当打开子表文件时,系统同时自动打开其母表文件,用户应当注意当前哪个表是处于编辑状态。

㈢取数公式编辑。单击工具条上的 wps38.jpg或选取“编辑/取数公式编辑状态”菜单,将取数公式置为编辑状态,将光标移到需要输入取数公式的单元格内,输入取数公式。有关取数公式请参见单元格取数公式。

㈣审核公式编辑。单击工具条上的 wps39.jpg或选取“编辑/审核公式编辑状态”菜单,将审核公式置为编辑状态,将光标移到需要输入审核公式的单元格内,输入审核公式。有关审核公式请参见单元格审核公式。

㈤设置单元格数值格式。单击工具条上的 wps40.jpg,将母表置为编辑状态,选择需要设置单元格数值格式的区域,然后选取“报表格式”菜单中的“单元格数值格式…”,在弹出的对话框中指定最少保留小数位数和至多保留小数位数。

 

五、报表计算

报表计算就是按预先定义好的单元格取数公式填充报表的具有取数公式的单元格。计算完毕,自动进入子表编辑状态。

报表计算有两种方式,一种方式是对全表(即对所有具有单元格取数公式的单元格进行计算);另一种是只计算某些单元格或指定区域。对于后一种方式来说,用户只须将所要计算的单元格或区域设置为被选择状态,然后再进行计算,则系统只计算被选择的单元格或被选择的区域。

在进行报表计算时,应先将编辑状态置为母表或子表或单元格取数公式,然后按功能键F5或单击工具条上的 wps41.jpg或选取“报表填制”菜单中的“报表计算”命令,则系统弹出编制对话框,若你对单元格取数公式的正确性还没有完全肯定的话,那么请选择对话框中的“在公式出错处暂停”,然后单击“开始”,这样在计算过程中若公式有错误,则计算就暂停下来,并在提示框内给出出错的类型,此时用户可以在不退出计算状态的情况下,直接在公式框内修改公式,修改后的公式会自动保存,修改正确之后请单击“继续”;若对某个公式的错误不予理会,则可以单击“下一个”跳过它。当计算完毕后,单击“确认”可以查阅计算的结果,若单击“取消”,则本次计算结果无效。

公式错误类型及采取的对策:

报表区域参数出错:可能是区域超界或单元格坐标不正确。

未设置默认报表:重新设置默认报表即可。

无此报表:可能是所给报表的不存在或已被删除、修改、移动,修改报表名参数。

文件名参数不能多于两个文件:删除多余的文件名。

取月末日函数据的年参数出错:修改为正确的年份。

取月末日函数的月参数出错:修改为正确的月份。

打开数据库失败:所给数据文件不存在、不是保会通数据文件。检查数据文件名参数。

月参数出错:修改为正确的月份。

不能使用块参数:将块参数修改为单元格坐标。

不能使用并列参数:将参数修改为一个参数。

默认数据文件名出错:所给数据文件不存在或不是保会通数据文件,也可能是变量#z定义不正确,修改变量#z的值。

默认表名出错:重新设置默认报表。

括号出错:修改括号,左右括号应成对出现。

除数为零:若分母取数公式正确,则可以不理会,否则修改分母参数。

数字出错:修改应的数字。

函数名或变量函数,确保所使用的变量已被正确地定义。

函数无右括号:左右括号应成对出现。

变量名出错:确保所使用的变量已被正确地定义。

函数名出错:确保所使用的函数是本系统支持的函数。

符号出错:可能是将符号误输为中文符号(即双字节),所有符号必须是英文字符(即单字节),修改为正确的符号。

运算符号出错:可能是将运算符号误输为中文符号(即双字节),所有运算符必须是英文字符(即单字节),修改为正确的运算符。

幂运算出错:可能是幂指数太大。

函数参数数目过少:请参考相关函数的格式及参数说明。

函数参数数目过多:请参考相关函数的格式及参数说明。

引号不配对:引号应成对出现,并且必须是英文字符(即单字节)

数据类型不匹配:可能是表达式中的数值型与字符型混合运算,删除其中一种数据类型。

 

六、报表审核

报表审核就是按预先定义好的审核公式对当前报表的数据之间的勾稽关系进行审核,以验证其合理性,并将审核结果报告给用户。

报表审核有两种方式,一种方式是对全表;另一种是只审核某些单元格或指定区域。对于后一种方式来说,用户只须将所要审核的单元格或区域设置为被选择状态,然后再进行审核,则系统只审核被选择的单元格或被选择的区域。

若要报表审核,应先将编辑状态置为母表或子表或审核公式,然后按功能键F7或单击工具条上的wps42.jpg或选取“报表填制”菜单中的“报表审核”命令,则系统弹出编制对话框,若你对审核公式的正确性还没有完全肯定的话,那么请选择对话框中的“在公式出错处暂停”,然后单击“开始”,这样在计算过程中若公式有错误,则计算就暂停下来,并在提示框内给出出错的类型,此时用户可以在不退出计算状态的情况下,直接在公式框内修改公式,修改后的公式会自动保存,修改正确之后请单击“继续”;若对某个公式的错误不予理会,则可以单击“下一个”跳过它。当审核完毕,单击“确认”可以查阅审核的结果,若单击“取消”,则本次审核结果无效。

有关审核公式出错处理参考报表计算的公式出错处理的说明。

 

七、报表加密

为确保用户自己的报表不被他人浏览或修改,用户可以对自己的报表进行加密。报表加密可以分为两种层次,一种是修改权限密码,设置修改权限密码可以有效地防止无密码的操作员进行修改和编制报表,但可以浏览;另一种是只读权限密码,设置只读权限密码可以有效地防止无密码的操作员进行浏览和操纵报表,若未设置修改权限密码而只设置只读权限密码,则系统自动为用户设置修改权限密码,并且两种密码相同。

应当指出,用户必须对所设置的密码有深刻的记忆,同时必须采取有效的防止自己也忘记密码的办法,因为一旦忘记了所设置的密码,则将永远无法修改或浏览报表。

若需要对某报表进行密码处理,可以选取“报表填制”菜单中的“报表加密”命令,进行输入密码,密码应区分大小写,设置好密码之后,必须保存一次报表,设置才生效。

 

八、报表输出

单击工具条上的wps43.jpg或选取“文件”菜单中的“打印”命令,即可打印输出报表。

一般说来,在执行打印时,用户只需要设置打印份数和打印范围以及多行页多栏页打印时的打印顺序,打印比例必须在打印设置或打印页面设置中进行设置,打印设置与打印的区别是:前者只设置而不打印,而后者是设置之后确认时必须系统即立执行打印。

打印报表前使用“打印预览”功能预览打印效果。

 

    报表汇总

 

一、报表汇总的概念

报表汇总是将若干张同格式的报表的对应的数值型单元格数据相加后生成一张新的报表。在报表汇总中被汇总的报表称为源报表,汇总后生成的新报表称为目标报表。

在报表汇总中,被汇总的源报表应该具有相同的格式。也就是说,无论各源报表所在位置如何,它们应该具有相同的行数和栏数,并且对应单元格的数据类型应当一致。

特别地,当进行报表汇总时,用户可以选择是否先清空目标报表的数据,若没有选择清空目标报表时,汇总时系统在原来目标报表已有的数据的基础上进行数据叠加。系统默认是清空目标报表。

 

二、报表汇总操作

打开目标报表子表,点击报表编制/报表汇总菜单项(或点击工具条按钮wps44.jpg、或按F8键),调出报表汇总对话框。

 

wps45.jpg

 

⑵源报表

报表汇总”对话框中有中央有一个在的矩形编辑框,一打开报表汇总”对话框,此编辑框处于“编辑源报表生成程序”状态,在此框中编辑源报表生成程序。

“源报表生成程序”由若干指令片段组成。每一个指令片段由“开始”起,“结束”止。在“开始”和 “结束”之间,可对待汇总源报表进行描述,这种描述应由五部份组成,即描述五个要素,每个要素的描述由一个先导词在前引导,四个要素的五个先导词为“文件”、“账套位置”、“年度”、“母表号”和“子表号”。

“文件”后请输入文件类型标识词,不输入表示当前数据文件类型。

账套位置为空时表示当前账套,当然也可以用分号;”和冒号“:”来枚举账套位置。

如:0001:0010;0014;0016:0020

年度为空时表示当前年度,当然也可以用分号 ;”和冒号“:”来枚举年度。

如:1992:1998;2000;2002:2004

母表号为空时表示当前母表,当然也可以用分号;”和冒号“:”来枚举母表号。

如:1:10;14;16:20

子表号为空时表示当前子表,可以用分号;”来枚举子表号。子表号中若需使用当前子表号,则以“.”代之;若使用当前子表号的当前级序号,则可以用变量“#xh”表示之。子表号中可以使用“?(_)”,“*(%)”两个通配符,甚至于还可以使用数据库所支持的函数(子表号字段名为“sSunNo”)。

如:.\*”表示当前子表下的所有子表。

如:.\?”表示当前子表的下一级个位数子表。

如:.\??”表示当前子表的下一级双位数子表。

如:.\?;.\??”表示当前子表的下一级单、双位数子表。

如果某表一级子表按单位设置,二级子表按月份设置。一级子表中,表号199为参与汇总的单位,100为汇总表的表号,则可用?\#xh;??\#xh”表示某月参与汇总的各单位报表。

一行中双斜杠//”后面的内容为注释也可以用“/*”和“*/”来注释

wps46.jpg★注:冒号“:”表示从多少起至多少止。

“源报表生成程序”编辑完后,按“用源报表程序生成源报表”按钮,系统立即了用“源报表生成程序”生成参与汇总的源报表。编辑框状态处于“编辑参与汇总的源报表”状态。

当编辑框处于“编辑参与汇总的源报表”状态时,在这里可编辑参与汇总的源报表,源报表每个报表一行,一般情况用源报表生成程序生成,对于那些无规律的报表,可在这里编辑加入。

⑶待汇总源报表选择完毕,可视需要调整目标表的缩小倍数,小数点后的数据位。

⑷选择在汇时是否清空目标表,清空目标表的意思是说目标表不参与汇总。

⑸单击“确认”按钮,即可执行报表汇总。报表汇总完毕后,汇总数据被置于目标表中。

 

三、报表数据的传递

年度数据文件转移法

保会通报表一般存放于年度数据文件之中,因此当年度数据文件转移时,里面的所有报表也随之转移。但一般不采用这种方式来实施报表数据传递。

⑵独立报表文件法

保会通软件提供以文件形式来保存通报表,即是说以文件形式存放的保会通报表文件在Windows资源管理器是下可见的文件,因而可使用Windows所支持的各种文件传递方式处理报表文件的传递。有关以文件形式保存保会通报表的内容请阅读以后的有关章节。在报表文件传递过程中应注意以下几点:

①用网络或通讯方式传递报表文件,一般由报入单位直接通过网络将报出单位的报表子表文件从报出单位的计算机复制到报入单位的计算机中的指定报表文件夹下,并修改其文件名以符合报入单位的文件命名规则。

②用中间介质(如软盘)传递报表文件时,报出单位应将每种表的文件结构复制在介质上,以便报入单位识别各种报表或阅读报入报表。

如某报出单位的资产负债表的母表为:c:\sm\sm\bb\bb1.BHT,当该单位用软盘报出20003月份报表时,建议用户如下将数据复制到软盘上:

c:\sm\sm\bb\bb1.BHT       A:\bb1.BHT

c:\sm\sm\bb\bb1\2000\3.BSJA:\bb1\2000\3.BSJ

报入单位接到报入软盘后将软盘上的子表文件复制到报入单位的报表族中。

⑶数据卸载法

使用报表模板框右键菜单的“导出报表”、“载入报表”功能可实现成批导出报表和载入报表。

 

四、报表数据审核

报入单位应根据每种报表的勾稽关系定义相应的报表数据审核公式,每接受一个单位的报表数据就用软件提供的审核功能审核一家的报表。有关审核公式请参见单元格审核公式。

 

五、目标报表的缩放与精度

本系统提供汇总后的目标报表的数据缩放,缩是指数据缩小,放是指数据单位放大。比如将单位为元的金额型的源报表汇总为单位为千元的报表。本系统提供数据缩小倍数分别为:不缩小、十倍、一百倍、一千倍、一万倍、十万倍、百万倍、千万倍。

目标报表的精度是指汇总后的目标报表的数据的要保留有效小数位数,保留有效小数位数分别为:0位、1位、2位、3位、4位、5位、6位,其中,0位表示不保留小数点位数。

 

六、目标报表的数据调整

汇总产生目标报表后,可以对报表数据进行再处理(如有必要的话),如由于缩小倍数四舍五入后,合计数不符。用户可以定义相应报表公式自动调整报表数据。