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记账凭证编辑

编辑时间:2020年04月23日 作者:九指神丐 浏览量:0


使用“复式账/凭证/操作及查询”来操作或查询记账凭证.

 

一、调出凭证编辑器,新增记账凭证

 “复式账/凭证/操作及查询”模块置于被选择状态,用以下几种方式可以调出凭证编辑器新增记账凭证。

①使用右键菜单“新增”

 

wps67.jpg 

 

②使用工具条上的“新建”按扭

 

wps68.jpg 

 

③使用主窗口菜单“文件/新建

 

image.png 

 

④敲Ctrl+N键,即按下Ctrl键不放,再敲N键。

 

二、凭证要素编辑

凭证编辑器是一个表格编辑器,使用它,可以轻松自如地填制记账凭证。

 

wps70.jpg 

 

⒈时间:直接使用键盘录入凭证时间,年要用四位数年。若用户自定义了会计月,在保存凭证时,系统会根据录入的凭证时间确定凭证所在的会计月。

 

⒉凭证分类字:若没有设置凭证分类,则没有此项。否则应录入凭证分类字。双击或按F2键可以从列表框中选择分类字。

 

⒊凭证号:用键盘录入凭证的顺序号,若不足四位数,系统在保存凭证时会自动在顺序号前用0补足。

注意 凭证号应根据凭证制作日期的先后次序,从小到大连续编排。

凭证号的编排方法受凭证号编排模式凭证号大小排序两个核算参数控制。

凭证号编排模式默认按月连续编排

凭证号大小排序默认与时序一致

即是说默认的凭证号的编排方法为:每月以制作时间先后为序从0001号开始由小到大连续编排。

若有凭证分类,则每个分类字的凭证号独立从头连续编排。

特别协助 当编辑框处于凭证号处时,双击或按F2键可以得到当前连续可用的最小的凭证号(或按工具条上的wps71.jpg按扭,或右键菜单的“查找连续可用凭证号”项)。按工具条上的wps72.jpg按扭(或右键菜单的“查找最大凭证号”项),可以得到当前最大可用的凭证号。

问题解析 在录入凭证时,当月凭证还没有录入,但保存凭证时,却提示凭证号重复。此时请到“复式账/设置/核算参数”查看核算参数“凭证号编排模式”是不是被误改。

 

⒋附件数:直接使用键盘录入凭证附件数。

 

⒌结转标志:在工具条上的wps73.jpg中,选择 凭证取数标志。

⒍出纳员:在凭证页脚可以录入出纳员:wps74.jpg

 

⒎制作员:保存凭证时,系统会自动以当前操作员作为凭证的制作员。

 

⒏摘要:分录行没有录入摘要,以上一行摘要为摘要。若所有分录行的摘要都相同,只需要录入第一行的摘要。双击摘要编辑框(或在摘要编辑框按F2键),可以就近复制其他行的摘要。

 

⒐科目:科目显示其名称,但应录入其代码。科目应该是末级科目。

在科目编辑框处输入代码,会对科目代码进行科目检索:

 

wps75.jpg 

 

在科目编辑框处输入字母,会对科目名称的首拼音进行科目检索:

 

wps76.jpg 

 

在科目编辑框处输入汉字,会对科目名称进行科目检索:

 

wps77.jpg 

 

将编辑框置于科目录入处,按Enter键,若已录入正确科目,往下一个编辑项走;否则弹出下拉科目框供用户选择科目。

若科目带辅助核算,请在录入会计科目后按Enter键:系统会自动加上辅助核算组的组号,之后可接着录入辅助科目。

 50010101(经费支出/财政拨款支出/基本支出),带E.功能类、F.经济类、H.预算类别3项辅助核算。

先录入会计科目:50010101

 

wps78.jpg 

 

Enter键,出现:

 

wps79.jpg 

 

然后接着录入E.功能类辅助科目:

 

wps80.jpg 

 

功能类辅助科目录入完毕,再按Enter键,出现:

 

wps81.jpg 

 

接着录入F.经济类,如此一直录入下去,直到科目录入完毕。

将编辑框置于科目录入处,双击编辑框(或按F2键、或按工具条上的wps82.jpg按扭、或执行右键菜单的“会计科目”项),可以调出科目目录框选择所需科目。

既然可以调出科目目录框,就等于说,不用关闭凭证编辑器,就可以一边录入凭证,一边操作科目。

 

⒑数量(外币)、单价(汇率) 若科目是带数量(或外币)核算的,则凭证编辑器会变脸成数量金额(或复币)式的凭证编辑器。允许用户录入数量(或外币)、单价(或汇率),应借、应贷数量(或外币)都录入在同一栏,它们的方向由金额栏来决定。单价(或汇率)是辅助栏,仅用于计算和显示,是临时计算出来的,非实体栏。

 

⒒应借、应贷金额 凭证编辑器在科目栏并不分应借、应贷方向,而是在金额栏分应借、应贷金额。

如果一个分录行还未录入过金额,那么双击金额编辑框(或在金额编辑框处按F2键),会产生一个让当前凭证平衡的金额。也就是说凭证分录行的最后一行的金额可以自动产生。

 

⒓附件图片: 可以采集和保存凭证附件的图片使用工具条上的wps83.jpg或右键菜单中的附件,即可调出附件图片处理框。若凭证是可编辑的,调出来的是附件图片采集框,若不可编辑(如:已复核、他人做的凭证),调出来的是附件图片浏览框。

 

wps84.jpg 

 

三、凭证编辑器

默认的凭证编辑器是一个表格式编辑窗口(单窗口编辑器),如果有科目使用了辅助核算,可以选用双窗口编辑器。

单窗口编辑器 一个凭证的所有分录行全部在一个窗口中录入。

双窗口编辑器 凭证编辑器分成主、辅两个窗口。主窗口只录入会计科目。若一个分录行的会计科目带辅助核算,则在主窗口录入摘要和会计科目,确定发生额方向,辅助科目和金额在辅助窗口(凭证附表窗口)中录入。

 

wps85.jpg 

 

使用右键菜单“主辅凭证模式”来切换单、双窗口编辑器。

①在主辅凭证模式下,若分录行科目不带辅助核算,录入方法和主凭证模式(单窗口模式)一样。若分录行科目带辅助核算,在录入会计科目后,出现记账凭证附表。记账凭证附表有摘要、辅助科目、金额栏。

②凭证附表的摘要栏可以通过右键菜单选择是否需要。不需要摘要栏时,附表分录行的摘要与主表的摘要为准。

③附表的科目栏是根据会计科目的辅助核算项动态生成的。

④附表金额栏是不带向的,它的方向是如何确定的呢?

主表会计科目录入后,若主表编辑框不在应借、应贷金额栏,当点击附表时,系统会将主表的编辑框置于和会计科目余额方向同向的金额栏上。若不合要求,请将主表编辑框置于应借或应贷金额栏上,以此来确定附表分录的方向。

之后就可以在附表中录入辅助分录行了。

主表窗口的借、贷方金额录入框是不能录入数据的,它的数据系统会自动从附表中汇总生成。

附表中一旦录入辅助分录行后,分录的方向就不可以改变了。

那么辅助分录行录入后,发现金额方向错了,如何纠正?

方法 剪切附表中的辅助分录行,重置主表分录行的金额方向,再贴贴回附表中的辅助分录行。

⑤带辅助核算的会计科目在主窗口只能出现一次,如果出现两次,那么它们的发生额方向必须相反。所以同一科目同一方向的分录行必须在同一附表窗口中录入。

⑥可以通过右键菜单项“显示主科目代码”、“显示辅助科目全名”来改变主、辅凭证的科目显示格式。

 

四、分录行操作

⒈在当前编辑行处增加一空分录行 请按Shift+Enter键,或使用右键菜单,或使用框架窗口的编辑菜单。

⒉在当前编辑行后增加一空分录行 请按Ctrl+Enter键,或使用右键菜单,或使用框架窗口的编辑菜单。

⒊删除分录行 整行选择分录行后,请按Del,可以删除分录行。

如果一个分录行的科目是其它模块的数据接口科目(即在固定资产模块的会计连接中被指定为固定资产、累计折旧的会计科目,在存货模块的会计连接中被指定为存货成本、应付账款、应收账款的会计科目),它的应借、应贷金额不能在凭证编辑器中录入。这样的分录行都是从其它模块自动生成的,在凭证编辑器中仅仅只能编辑它的摘要。

 

五、使用剪贴板

⒈使用剪贴板复制或移动文字片段。

⒉使用剪贴板复制或移动分录行。

⒊使用剪贴板复制或移动单元格块

⒋将单元格内容在整栏复制 按Ctrl+L键,可以将当前单元格内容复制到整栏。

⒌在多个单元格内粘贴 将要粘贴的内容按Ctrl+C键复制到剪贴板上,选择一个单元格块,按Ctrl+B键,可以将复制到剪贴板上的内容粘贴到所有选择的单元格块上。

 

六、辅助工具

⒈使用计算器 任何时候按F12键(或工具条上的wps86.jpg按扭,或主窗口菜单“文件/计算器”菜单),都可以调出保会通计算器进行数值计算。

如果当前单元格是数值型的,还可以把当前单元格的数送到计算器上,并且可以将计算结果返回给当前单元格。

如果是选择了单元格块后再调用计算器,就是单元格块数值求和。

⒉使用计息器 任何时候按Ctrl + F12键(或工具条上的按扭,或主窗口菜单“文件/计息器”菜单),都可以调出保会通计息器进行利息计算。

如果当前单元格是数值型的,还可以计算结果返回给当前单元格。

⒊使用计税器 任何时候按Shift + F12键(或工具条上的wps88.jpg按扭,或主窗口菜单“文件/薪酬计税器”菜单),都可以调出保会通薪酬计税器进行薪酬所得税器计算。

如果当前单元格是数值型的,还可以计算结果返回给当前单元格。

 

⒋现场查账 每个分录行都要录入科目,使用工具条上的wps89.jpg按扭,或右键菜单的“查分类账”功能,可以现场查询该分录行科目的账页。

 

⒌保存为分录模板 

分录模板是自动生成凭证分录行的模具,根据生成分录行的方法有三种不同的分录模板。

①余额结转 这类模板主要解决将某些科目的余额自动转入另一些科目。如月末损益结转本年利润,年末收支结转结余。定义这类模板,只需定义摘要,指明余额转出科目、余额转入科目即可。

 

②固定模式分录 这类模板主要解决相同样式的凭证的快速重复录入问题。所谓相同样式的凭证是指凭证分录行除金额不同外,摘要、应借应贷科目基本一致,而金额大小无规律可寻。如提现、存现等凭证。定义这类模板,只需逐行定义摘要,应借应贷科目即可。

 

③公式取数分录 这类模板主要解决摘要、应借应贷科目明确,应借应贷金额可以用公式提取生成的凭证的自动生成问题。定义这类模板,需要逐行定义摘要,应借应贷科目、应借应贷金额取数公式。

 

在凭证编辑器中,使用右键菜单“保存成分录模板”,可以将当前编辑器中的凭证保存成固定模式分录。

 

⒍使用分录模板自动生成凭证 

使用账模新建的账套文件,已经预置了常用的分录模板,用户在填制这类凭证时,不必手工填制,应该调用相应的分录模板来自动生成凭证。

操作①以新增凭证方式打开凭证编辑器。

②录入好凭证的时间、凭证号、附件数。

③将编辑框置于第一个分录行。

④使用工具条上的wps90.jpg按扭(或右键菜单),调出分录模板目录框。

⑤选择分录模板,并执行生成凭证。

 

七、现金流量表

如果用户使用着现金流量表模块,可以使用工具栏上的“流量表”或右键菜单项“现金流量表”查看当前凭证生成的现金流量表。

 

八、保存凭证

保存凭证时,系统会检查时间、凭证号的合理性;会逐行检查分录行科目的末级存在性,金额的非零性,参照上行处理摘要,等等。

保存凭证时可使用工具条上的wps91.jpg按扭,主窗口菜单“文件/保存”菜单,快捷键Ctrl+S

录入分录行多的凭证时,可以边录入边保存。

关闭凭证编辑器时,系统会提示用户保存凭证。

一张凭证录入完毕时,不必关闭凭证编辑器,就可以按wps92.jpg新建下一张凭证、或按wps93.jpg打开其它凭证。在执行新建或打开时,系统会提示用户保存当前凭证。

 


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