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​[收藏]中科江南账务系统(即财政一体化财务核算模块)期初数导入方法

编辑时间:2020年04月09日 作者:保会通-廖常飞 浏览量:0

准备材料


2019年期末余额表(即2020年期初余额表)(电子版)

保会通用户可以直接进入2020年度账套,会计账务-余额发生额表-期初余额表打开,方便动态筛选、查询,可以直接复制粘贴、导出Excel修改加工




方法步骤



这里我们以比较复杂的其他应收款为例子,其他科目方法一样,学习掌握好本方法后也可以所有科目一起导入




第一步 会计科目管理


按照导出的余额表科目依次录入或者导入科目名称到核算系统的二级项目中





第二步 设置导入模板


这里导入模板的设置有两种方式:


直接使用导出的余额表,不更改字段顺序,用模板来匹配余额表,这种方法的好处是不用使用期初数模板表来更改字段顺序,直接使用导出的余额表的顺序,修改模板来找到余额表的字段列号就行,比较复杂不推荐


使用专用的期初数模板表,专用的期初数模板表的字段顺序为字段对照表的默认顺序,这种方式的好处的只用设置一次模板,以后需要导入都可以通用,不用再次设置目标,同时,文件列号直接等于数据库字段顺序号,不需要调整字段列号,但是,需要我们处理导出的余额表,把数据粘贴到专用余额表对应列中,推荐使用此种方法




    

第三步 数据处理(重点、难点、考点)


导出的数据如图,并不满足导入要求,因此我们需要对数据进行处理



第1小步:我们要查看当前导入的科目被挂载了那些辅助科目,被挂载的辅助科目都需要在期初数模板表中对应字段粘贴上科目编码


可以直接在科目维护中查看



也可以试录入一个该科目的年初余额来查看,辅助要素中的项也是需要处理录入到期初余额模板表中




第2小步:我们在期初数模板表中把需要字段涂成绿色,方便我们找到字段




第3小步:把保会通中导出的期初余额表中的科目代码改为一体化核算系统中的科目代码



这里我们使用的是Excel里的Vlookup()这个公式来查找一体化核算系统中的对应科目的代码,Vlookup()公式的使用方法自行百度,百度有很多教程,作为一个财务人员这个公式是必须会的,而且你会了这个公式能给工作带来很多方便,这里强烈建议学习一下


Vlookup()查找的科目和编码可以从一体化财务系统中导出



因为部分科目可能是重复使用,例如:其他应付款下有两个子科目分别是张三和李四,这两个人都发生了差旅费,那么差旅费就会重复使用,vlookup只会找第一个匹配的值,这不是我们想要的,所以我们需要知道有哪些科目是重复的,这个时候我们需要借助Excel的数据透视表功能


选中要分析的列后,点击插入下面的数据透视表



选择放在新表中,点击确认



把科目字段拖入行和值



在透视表中可以看到有多个科目是有重复项的,需要修改设置分为不同的科目,伙食费1、伙食费2、伙食费3,否则Vlookup无法识别



第4小步:按照相同的方法处理往来单位编码



第5小步:把处理好的编码复制,粘贴到期初余额模板表中的对应字段下,也就是前面我们涂绿的字段,注意此处粘贴要点右键选择粘贴为数据



第6小步:所有字段粘贴上去以后,保存期初余额模板表,然后就可以导入到一体化核算系统



此处选择按编码导入


第7小步:设置导入模板,点击新增,输入模板名称,可以随便输入自己记得就行,不知道输入什么的可以直接输入期初,文件类型选择Excel,其实行数为2,分隔符不用选,文件列号等于字段序号就行。



第8小步:选择期初余额模板表所在路径,找到期初数据模板表



点击“导入”按钮



至此1218其他应收款导入完毕


第9小步:打开账簿查询的余额表,查看导入的数据是否正确,如果正确则需要删除重新导入



第10小步:按照此方法导入其他科目,每个科目导入一次,子科目较少的科目也可以选择用手动录入的方式


能力较强的同志可以直接把所有科目数据整理好以后复制粘贴入期初余额模板表中,由于不同的科目需要挂接的辅助核算项不同,所以这种方法比较复杂,个人使用过程中发现不如单个科目导入,子科目较少的科目选用手动录入的方式






写在最后




一体化的财务核算系统对辅助科目的使用比较高,对辅助科目一定要有一个很好的理解。辅助科目是一种类型的通用科目,凡是挂接了该类辅助科目的总账科目都可以调用该辅助科目


期初数录入之前一定要把该挂接的辅助科目设置好,一旦录入期初数则不能更改,除非删除期初数,因此录入/导入数据前一定要科学设置好挂接项


挂接辅助科目不是越多越好,挂接的辅助科目越多,核算越明细,同时账务处理越复杂,在满足当地财政要求和账务要求的前提下,辅助科目挂接越少越好   





写在最后的最后



保会通公司承接一体化核算系统期初数录入和建账工作,将为您提供期初录入、辅助科目挂接科学规划、账套对功能分类启用设置、对经济分类启用设置


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