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保会通学校管理软件使用手册

编辑时间:2020年04月23日 作者:九指神丐 浏览量:0

第一章  简介

 

保会通学校管理软件是根据教育部门方面的标准和要求及管理流程,针对各学校的管理需求而开发的新一代学校管理软件。该软件包括学校收费管理、学校排课管理、学生成绩管理、学生学籍管理、图书管理、校务管理等模块。她融汇了全国数百家教育管理学校的优秀经验和管理智慧,全面实现学校管理的数字化管理,不仅可以简化、规范学校的日常操作,降低学校的管理成本,从而提高管理的效率和质量,更可以促进学校全管理向现代化的企业管理迈进。

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保会通学校管理软件界面友好,操作简便,她可以帮助学校管理人员对学校大量的、动态的、错综复杂的数据和信息进行及时、准确的分析和处理最大限度地降低处理信息的劳动强度。使学校的管理手段和管理水平产生质的飞跃。

::适用范围::

适合种大学、中学、小学及培训机构、综合性的学校等管理单位;

::功能特色::

实用性

保会通学校管理软件突出软件的实用性、可操作性。适应各种类型的管理模式;全国各地的学校管理都可以快速融入、轻松应用,迅速体验信息化管理的魅力!

适用性

在开发之初,工程师深入学校潜心研究,做了大量业务调研、精练的工作。紧紧抓住了广大学校的管理主线,能够确实可行地帮助学校处理其最繁琐、最重要的业务。

使用“收费”模块可以完成学生学费、书费、资料费、住宿费、保险费、上机费、杂费、自行车看管费等各项费用的全面管理的,包括按班级收费、打印收费收据、自动生成收费台账、应收(实收)费统计报表、欠费统计报表等等。

使用“排课”模块可以定义排课规则,自动生成排课表。

使用“学生成绩管理”模块可以进行处理学生成绩,生成各种统计报表。

使用“学籍管理”模块可以对学生学籍进行管理。

使用“图书管理”模块可以对学校图书进行管理。

使用“校务管理”模块可以管理学校内务。

高性价比

保会通学校管理软件拥有极高的品质——稳定、成熟;同时也保持了相对的价格优势。学校使用本软件之后,可以有效地确保收入、控制成本,增加学校竞争力。绝对物超所值!

简捷方便,易学易用

保会通学校管理软件数据安全、界面简洁、易学用户可以快上手。

良好服务体系

自成立以来,保会通软件公司便以“服务周到、反应迅速”而著称。保会通学校管理软件也将继续坚持“顾客至上、伙伴至上”的原则,竭诚为广大用户提供优秀、及时、全面的服务。

 

 

第二章  运行环境


一、硬件配置

主机Pentium 133以上;

16MB内存;

100MB以上硬盘空间;

40倍速以上的光盘驱动器;

显示器分辨率800*600以上。系统的分辨率过高也不好,字体和窗体都变得很小,操作起来不方便。

颜色设置16位真彩色以上。操作界面的颜色是按照16位真彩色设计的渐变色,如果使用普通的16位会变得模糊不清。

 

二、软件环境

本软件支持Win9x/Me/2000/Xp/Vista/Win10Windows操作系统。

 

 

第三章  初始化

 

一、建立账套

第一次使用本软件,要建立数据文件,点击“新建”按钮,看到如下对话框:

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注意:年度为操作的年度,这里比如是2008年,然后点击“确认”。

 

数据文件建立成功后,在操作员列表中有101 管理员”和“102 ×××”两个选择:

101 管理员:管理员的代码为101,并且不能更改,管理员可以添加、修改、删除普通操作员,但是没有排课功能,初始密码为空,进入软件后可以自行修改自己的密码。

102 ×××:除101以外的操作员权限由管理员授予,默认有排课的功能,初始密码为空,可进入软件后自行修改自己的密码。

如果欲删除建立的数据文件,在删除时要把操作员选择为管理员时才可以执行删除功能,操作界面如下:

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注意:在左侧的排课功能都为空,说明管理员没有排课权限,但是管理员可以对“系统”菜单进行操作,如:设置单位名称、单位负责人、操作员收权和授权等。

 

 

二、设置数据文件信息

以管理员身份进入软件,点击“系统/数据文件信息”界面如下:

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用户可以在这里设置或修改单位的基本信息。

 

 

三、设置操作员及权限

打开〖系统/操作员及操作权限〗,在这里添加、修改或删除操作员,并设置操作员权限,界面如下:

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在操作权限一栏里“管理员”可以设置其他操作员的操作权限,在功能前打“√”为授权,去“√”为收权。

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四、操作日志

操作日志可以看到操作员的登陆时间记录,了解谁在何时登陆过软件,可以指定操作员、时间、机器名等搜寻日志,这样大大提高了软件的安全性。

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五、操作环境注册

“操作环境注册”,即可以通过这个功能重新登录软件环境,比如操作员重新登录、改变操作环境等等,选择后会出现与打开软件时同样的选择画面如下:

 

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六、设置操作员密码

“设置和更改口令”,及可以通过这个功能重新设定登录人员的密码,操作界面如下:

 

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七、数据备份及恢复

数据备份和数据恢复都是很普通的功能,通过软件向导可以完全理解其功能。

 

 

第三章  学校收费

一、收费收据

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二、按班收费

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三、级收费明细表

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四、欠费统计表

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五、交费明细账

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第四章  智能排课

 

一、排课简介

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智能排课经过历时数年的开发和反复使用、测试,终于和全国的用户见面了。这套软件吸取了大部分用户的合理建议,实践证实,这套软件和同类产品比较有如下优点:

1.省时:10倍以上提高工作效率 

有几十个班级的学校,一般每个学期开学要至少花费一个星期的时间来处理课程管理的问题,而用本系统辅助解决,有半天时间足够了。熟练应用后,两个小时可以完全解决好这个问题。

2.省脑:本系统构建先进的数学排课模型,可以解决人工排课的冲突课时分配不均匀的问题。

过去因为在手工操作的时候要记忆大量信息,所以非常容易出现错误。而现在本系统采用的同步排课的思想,从根本上解决了这个问题。

3.省心:课表公平合理,教师满意率高

人机结合安排的结果要比纯粹手工安排的结果更加科学化,可以得到大部分教师的满意。

主要表现在对课时的安排上采用了模糊数学的算法,同一个科目的教师之间课时的分布非常合理和接近,所以满意率很高。

 

二、基础设置

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“设置”菜单是系统最关键的一个功能菜单,在进行自动排课前必须把设置菜单里的“机构和班级目录”、“教师目录”、“课程目录”、“公用教室目录”全部设定好,这是排课的第一步,而且只需要录入一次就可以了。

 

1、机构和班级

选择“机构和班级名称”后,界面如下:

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第一次使用时是空白的,在添加“机构和班级”时应注意:

大学分四级结构:学院》系》级次(即年级)—》班次,此时“年级”前面有几级应设置为2,当前级次码长可以自定义。设置“级次目录”时一般当前级次码上为4,名称一般以入学年份为界,即代码 2008,名称2008级;代码 2009,名称 2009级,依次类推。

高中、初中、小学分三级结构:高中》级次(即年级)—》班次,此时“年级”前面有几级应设置为1,当前级次码长可以自定义。设置“级次目录”时一般当前级次码上为4,名称一般以入学年份为界,即代码 2008,名称2008级;代码 2009,名称 2009级,依次类推。

如果高中分文科班和理科班可以采用大学四级结构来设置。

注意:各级使用“进子项”或“后退”功能进行逐级设置。

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在负责人、电话和备注拦里,用户请自行填写;选择确认后,这个名称即添加成功。

我这里选择高中普通分班方式来作为范例,进入高中以后,可以进行年级划分,比如高中有三个年级,我们分别增加高三(2007)、高二(2008)和高一(2009)这几个年级

一般情况下入学按级划分:即称之为2007级的学生、2008级的学生、2009级的学生、……。所以在本系统中,级次目录以日常习惯来分。

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把代码里的20XX改为2007200820092010,将名称依次改为2007级、2008级、2009级、2010级,需要特别注意的是在‘学期’一栏里需要选择正确的期数、起止时间、类型,比如这里高中我选择期数为6个学期,类型为秋春学期,起止时间为3年;高一为200909~201208、高二为200809~201108、高三为200709~201008结束。

选择完年级以后,则分别进入不同的年级进行班次的划分,比如高一有5个班,则进入高一后,划分为五个班:

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选择完班级以后,则整个高中部的高一班级机构设置完毕,直接关闭即可。

 

2、教师目录

选择“教师目录”,添加教师信息,如下:

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3、课程目录

选择“课程目录”后界面如下:

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这里需要注意的是:在早读和晚自习这里是用户是可以根据自己学校的不同情况自行选择的,如果没有早读和晚自习,可以不用添加这类信息。

 

4、公用教室目录

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“公用教室”要特别注意,一般高中以下的课程里面基本是没有公用教室这一情况的,因为“公用教室”基本是两个班以上同时使用一个教室,这个公用教室的划分是在“教学计划”的时候体现出来,比如说需要两个班以上在同一个教室上同一门课的话,那么需要添加这个公用教室的名称,比如我们这里三个班的政治课需要在同一个教室一起上,那么我们在这里就需要添加三个政治大班进去;体育课很多学校都是几个班同时用一个操场的,如果一个操场可以同时容纳N个班同时上体育课的话,那么我们这里就添加N个体育操场,比如这里我选择可以容纳三个班同时上体育课,如下图:

先把公用教室的信息添加在这里,具体怎么用,后面在做“教学计划”的时候,会详细介绍。

 

三、作息时间表

全校每个学期一张周作息时间表。

作息时间分早读、早上、下午、晚上四个时段。每个时段再划分成若干节课。

每节课的起始终止时间采用24小时计时制。

前面的选择框打“√”表示此位置要排课,否则不排课。单击鼠标左键来改变选择与否。

周作息时间表决定排课表。

每学期排课前,应设置好周作息时间表,排课后,周作息时间表就不可设置了。

“作息时间表”是既“设置”菜单之后的紧接着需要做的事情,点开“作息时间表”如下图:

 

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我们这里选择年度为2007”学期为“秋季学期”,然后选择合适的“课时数目”,在作息时间表里按照默认的时间格式改写成与自己想对应的作息时间,并且在星期日至星期六这一周内的排课时间也选择为与实际对应的时间,选择时只需要方框上打“√”即可。

用户可以自行更改作息时间,时间格式为HHMM格式,采用24小时制,如:08:30可设定为083020:35可设定为2035

当有多节早读课,如果仅一个老师守早读也可以将早读认为是一个长课时,即将早读课时数目指定1,将早读时间设置为06300750,或者将其分为多个课时制定教学计划时设定连排数目。

当有多节晚自息时,如果仅一个老师守自习也可以将自习认为是一个长课时,即将自习课时数目指定1,将自习时间设置为19302200,或者将其分为多个课时制定教学计划时设定连排数目。

完成后保存退出,这个秋季学期的“作息时间表”就算完成了。

注意:只有已设置“作息时间表”的学期才可以制定教学计划。

 

四、教学计划

一个学期应制订一个或几个教学计划,一个学期的教学计划以开始执行日为标识。

教学计划应当按教学班制订。制订教学计划就是指定教学班的课程、授课教师、所需公用教室(资源)、周学时、排课条件。排课条件主要有:连排要求、排课优先级、单双周授课、指定或限制排课时间。

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注意:课程、周学时、连排数、优先级、指定或限制排课时间属于级属性。也就是说,这些属性只有在年级时,才可设置。在教学班时,不可设置。教师、公用教室、单双周授课属于班属性。

“教学计划”是整个排课过程中最重要也是最关键的一环,排课的效果好坏,完全取决“教学计划”,一个好的教务主任必须制定一份好的教学计划。

打开“教学计划”会出现如下的对话框:

 

选择或输入指定时间后,点击打开后,如下图所示:

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这里拿高中部的2008级课程作为范例,选择高中再选择2008级后点打开:

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首先把2008级下面的班次收起来,鼠标选定2008”可添加课程信息、周学时、连排数、优先级:

 

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注意:课程信息、周学时、连排数、优先级属于级次属性,所以这些信息需要选定“级次”时指定。

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添加完课程信息后,如果信息未输入完整会出现如下的错误信息,找到对应的单元格填写完整即可保存:

这个错误提示说明你还有需要填写的信息没有填写完整,所以无法保存;

完整的信息填写有以下几项:

必填项目有:“课程”、“周学时”、“连排数”、“优先级”;

选填项目有:“指定排课时间”、“限制排课时间”、“备注”;

“课程”:填写这个年级所有需要学习的课程目录;

“周学时”:课程在一周内安排的课时数,特别注意的是,“总课时数”与“作息时间表”内设定的“总课时数“必须相等。

“连排数”:表示同一个科目排列的连续性,比如填写1,则表示基本不连续上同一个科目的课程,填写2,则表示每个课程都是连续2个课时,以此类推;

“优先级”:就是首先考虑什么课程为主要,什么课程为次要,一般早读和晚自习的优先级设定可以相同。

“指定排课时间”:就是希望指定的课程排在每天的什么时间段,这个功能在使用的时候要特别注意,如果选择不当,则就使课程安排序乱,一般情况下,早读和晚自习应指定排课时间,如:早读限制排课时间为A,表示限制排为早读;晚自习限制时间为D,表示限制排为晚自习。其他课程也可以限制上午排或下午排,同时本系统还支持课程排出来后慢慢优化,即是说你可先制定初步的教学计划,先将课程表排出来,如果对排课的结果不满意可再修改教学计划重新排课。

“限制排课时间”:就是希望指定的课程不会出现在每天的什么时间段,这个功能在使用的时候也要特别注意,如果选择不当,则就会无法成功排课,一般在使用这个功能的时候,都是先把早读和晚自习的设定好,其他的等课程排出来后慢慢优化,使排课结果更科学。

制定教学计划时,把鼠标停留在“指定排课时间”或“限制排课时间”栏里,即可看到如下提示:

 

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“备注”在此栏里可以填写一些备注信息;

按照范例的要求,把级次属性的信息完整填写后,如下图所示:

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大家可以注意在“优先级”、“指定排课时间”、“限制排课时间”上做的选择:

“优先级”即主要的课程相对排在前,或者说尽量排在上午;

“早读”基本都在早上,所以可以指定排课时间为A(早上);

“语文、数学、英语”比较重要,所以指定排课时间为BC(上午),如果优先级为优,wps38.jpg则系统会尽量将其安排在上午;“自习”都在晚上,所以指定排课时间为D(晚上)。

2008级的级次属性设置完成后,选择班次,进行班次信息的设置,此时系统会提示保存级次信息,提示信息如下:

单击“是”,保存信息,进入班次信息设置。

班次属性有:教师、公用教室、单双周等。

这里需要并且只能填写的栏为“教师”、“公用教室”

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首先选择对应的教师,全部选定后如下图:

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如果早读和晚自习需要老师留堂的话,则也要选择固定的老师。

在选择“公用教室”时,先前在设定“公用教室目录”时已经说过,把一个大教室划分为几个小教室,那么指定的小教室如果没有做特别限制的话,则排课的时候是一个体育老师跟一个“小公用教室”,换句话说,就是可能会一个公用教室比如操场同时会有若干个班一起上课,但是需要几个老师同时带课,如果需要同一个老师在同一个公用教室带几个班一起上课的话,则在前一节里讲到的“指定排课时间”这里就要做特别的时间指定。

三个()的信息填写完毕后如下图:

2008级一班:

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2008级二班:

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2008级三班:

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五、排课 ── 班课表

1、排课

在做好“作息时间表”和“教学计划”后,进入我们的最后一步“班课表”(即排课)

在班课表(或排课表)中注意以下几点:

①按F2键、双击可调出录入列表框。

②当录入列表框出现时,可以录入。支持首拼音、或子词组进行检索。

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③单周课程在课程代码前加“D”。双周课程在课程代码前加“S”。同一节课单双周都有不同的课,连着写。如:D0001S0002

④可以手工排课、可以自动排课、也可以手工与自动结合排课。

⑤自动排课功能在右键菜单之中。

⑥自动排课时,可以逐班排、也可以逐级排。

打开班课表(或排课表)如下图:

 

选择与“教学计划”对应的年度、学期、计划列表后打开:

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我们先来单独对2008级一班排课,测试下是否可以通过并看看效果如何,把鼠标放在2008级一班然后单击右键,选择“排课”:

 

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选择排课后出现下面的错误提示:

 

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2、错误处理

出现该提示的原因有:

①部份教师课时过多重复。

②某教师该时间在其他班级有课,应做调整。

③处理办法:更改教学计划,如排课限制条件。

 

打开教学计划将原教学计划更改为(去掉部份除制条件):

2008级一班:

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2008级二班:

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2008级三班:

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打开“课程表”再重新逐班排课(此时可以顺利通过,如还有提示,请再次更改教学计划,一般减少限制条件即可成功):

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2008级一班排课结果如下:

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2008级二班排课结果如下:

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2008级三班排课结果如下:

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这次的效果是不是让您满意呢?

语文、数学、英语基本都还是在上午上课,也实现了连排数为1的效果,应该可以满足学校的整个教学计划了,那么到这一步我们还可以说排课并没有完全结束,还有很多奇妙的变化我们没有体验,让我们继续来优化它!

如果我希望体育课都安排在星期五的下午上行不行呢,让我们更改教学计划来试试看,将体育指定排课时间为5C(即星期五下午):

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结果同样可以,并且排出来的班级课程表体育课均是在星期五下午,其他课程亦可以做相应的限制。

如果设置各种“指排课时间”和“限制排课时间”条件后,对排课的结果还是不满意,可以打开班课表,双击课程名称或者按F2进行调整。直到你满意为止,如下图:

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六、教师课表

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选择正确的年度、学期和对应的执行计划表,打开后如图:

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选择不同的老师,可以看到对应老师需要上课的时间和教室。

 

七、公用教室课表

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选择正确的年度、学期和对应的执行计划表,打开后如图:

 

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选择不同的公用教室,可以看到对应的上课时间;

 

八、教师排课情况表

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选择需要查询的时间,打开后如下:

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所有教师的排课情况则都呈现出来了。

 

九、公用教室排课情况表

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选择需要查询的时间,打开后如下:

 

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如果微机室只有一间在教学计划里设置后可以几个班共用公用教室,并且是同一个老师在同一个时间上课!

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